Principes en cultuur
Behalve kennis van de materie moet een notaris ook gevoel voor mensen hebben en met emoties kunnen omgaan. Dat kunnen blije emoties zijn omdat een persoon of bedrijf iets verworven heeft waar men veel plezier van kan hebben. Maar ook emoties die diep ingrijpen in mensenlevens. Denk daarbij aan het openen van testamenten en het verdelen van een boedel. Emotioneel kan ook een scheiding van particuliere of zakenpartners zijn. Hoewel we ons verre van psychologie houden, kunnen we toch stellen dat ons inschattingsvermogen onze cliënten voor veel narigheid heeft behoed. Dat inschattingsvermogen mag u van ons verwachten als adviseur van uw zaken. Oorzaak en gevolg van zaken die onze cliënten willen of moeten doen, liggen soms dicht bij elkaar. In die zin willen we letterlijk uw raadsmannen en -vrouwen zijn. Dat kan echter alleen, als we ons aan een aantal principes en gedragsregels houden die bepalend zijn voor de manier waarop we in de wereld willen staan en met u willen omgaan. Daarover gaat het volgende.
Onze Principes
Principes zijn die overtuigingen waar mensen en ondernemingen voor staan. Er valt niet over te onderhandelen of aan te tornen. Zo heeft Vechtstede Notarissen principes, die al zijn medewerkers uitdragen. In ons dagelijks handelen komen die principes tot uiting in de manier waarop we werken en hoe wij en onze medewerkers elkaar en onze klanten behandelen. Ook hebben we nagedacht over onze cultuur. Wij vinden het belangrijk dat u daar kennis van neemt. Het zijn zaken waarop u ons kunt aanspreken!
Principe 1. Betrouwbaar
Van een notaris mag je verwachten dat hij integer en betrouwbaar is. Die integriteit is dan ook vastgelegd in de regels van onze beroepsgroep. Niettemin komt onze branche wel eens negatief in het nieuws. Onze reputatie gebiedt dat wij als Vechtstede Notarissen een betrouwbare partner zijn voor ons personeel en voor onze klanten. We hebben gedefinieerd waaruit dat moet blijken. In de eerste plaats willen we zaken doen met een zuiver geweten. Voor witwaspraktijken en onoorbare trucs moet u niet bij ons zijn. Dit zuivere geweten willen we ook hebben ten opzichte van elkaar als notarissen in de maatschap en als medewerkers onderling. Betrouwbaar zijn betekent dat we afspraken nakomen en klanten niet laten wachten tot wij zin of tijd hebben om te reageren op signalen uit de markt. Als we fouten maken dan geven we die toe en zullen we altijd een goede oplossing nastreven. We gaan vertrouwelijk met gegevens om, heel belangrijk omdat we temidden van een beperkte gemeenschap van mensen opereren.
Principe 2. Eerlijk
In de praktijk is ons vak soms niet eenvoudig, omdat deconsequenties van de wil van onze klanten in juridische zin verstrekkend kunnen zijn. In onze adviezen zijn we daarom uiterst eerlijk. Dat kan alleen als we als notarissen en medewerkers ook eerlijk tegenover elkaar staan. Het is een kwestie van levenshouding. We spreken de waarheid, zodat onze integriteit niet in het gedrang komt. We zijn open voorzover onze geheimhoudingsplicht dat toelaat. We informeren klanten en elkaar optimaal. We wijzen onze klanten op voetangels en klemmen van de wet en de gevolgen die dat voor hen kan hebben. We zijn uit op het voordeel van onze klanten, ook als we daardoor zelf wat minder verdienen. Bij tegengestelde belangen van partijen spreken wij eerlijk ons oordeel uit, daar waar mensen en ondernemingen elkaar op het kruispunt van wetten ontmoeten of bestrijden. Zo gaan we ook om met elkaar en onze medewerkers!
Principe 3. Respectvol en vriendelijk
Hoewel wij net als andere serviceverleners een normaal bedrijf zijn, vergeten we nooit dat we een ambt hebben dat we namens de overheid uitoefenen. Daar past in onze optiek - zonder daar dik over te doen - een zekere waardigheid bij. Dit ouderwetse begrip betekent voor ons dat we respectvol met elkaar, onze klanten en medewerkers omgaan. In de praktijk houdt dit in dat we uitgaan van de behoeften van onze klanten en medewerkers. Daar volgt uit dat we iedereen respectvol en vriendelijk behandelen. Respect hebben betekent ook dat we iedereen op zijn eigen niveau benaderen. Lang niet voor iedereen zijn wetten gesneden koek en door een respectvolle en vriendelijke benadering willen we op elk niveau communiceren over de moeilijkste zaken. Er komt nog iets bij. We hebben respect voor de bedoeling van wetten en kijken steeds naar de achtergronden en redenen waarom ze tot stand kwamen. We doen dus geen dingen die niet of nét niet door de beugel kunnen. We willen onszelf en onze klanten respecteren door geen duistere gebieden te betreden die de reputatie van onszelf, onze medewerkers en klanten schaadt.
Ons gedrag
Wij vinden dat ons gedrag en dat van onze medewerkers in de richting van klanten aan diverse criteria moet voldoen. Dat hebben we beschreven en dat mag u van ons verwachten. Hierna volgen enkele van die criteria waarop wij elkaar en waarop onze cliënten ons mogen aanspreken.
Klantgericht
Hoewel veel mensen voor bepaalde juridische handelingen naar de notaris moeten, streven we een klantvriendelijke benadering na. We gaan in de schoenen van de klant staan en bieden een luisterend oor. Achter het dossier staat immers een mens die we respectvol willen benaderen. We zijn behulpzaam en gebruiken zoveel mogelijk spreektaal in plaats van juridisch jargon. We bieden service, zonder uit het oog te verliezen dat we een winstgevend bedrijf moeten zijn om ons ambt en werk uit te voeren. Klachten handelen we adequaat af. We zorgen ervoor dat u zich welkom voelt en bieden de gastvrijheid die u van een professionele organisatie mag verwachten.
Deskundig
Vechtstede Notarissen heeft alle deskundigheid in huis om de klant van dienst te zijn. Dat is te danken aan onze (kandidaat-)notarissen, klerken en notariële medewerkers die niets anders willen dan uw wensen zo deskundig en goed mogelijk in akten, overeenkomsten en andere stukken vast te leggen. We streven naar adequate formuleringen die de inhoud van uw bedoelingen volledig dekken en verschaffen de klant de nodige kennis om de zaken op de juiste wijze te beoordelen. Die deskundigheid betrachten we ook tegenover elkaar. We delen onze kennis met collega’s en indien nodig halen we informatie uit boeken, artikelen en tijdschriften om nóg professioneler te worden. Leren vinden we een goede zaak en de opgedane kennis omzetten in deskundigheid is een uitdaging voor ons. Niettemin kennen we onze grenzen en beperkingen en we beginnen dus ook niet aan zaken waar we geen verstand van hebben. Zonodig verwijzen wij u door naar andere deskundigen.
Flexibel
Als ondernemer met een ambt in de vrije marktwerking hebben wij geleerd flexibel te zijn. Zowel voor elkaar als voor de klant. Onze medewerkers zijn op diverse afdelingen inzetbaar, zodat we grote drukte goed kunnen opvangen. Een ander aspect van flexibel zijn, is dat we snel op veranderingen kunnen inspelen. Dat is vooral van belang als wetten plotseling veranderen en u daar snel op moet reageren. Dan is flexibiliteit noodzaak om u als klant optimaal te kunnen bedienen.
Pro-actief
Als Vechtstede Notarissen kijken we vooruit. We zijn toekomstgericht. We zijn dus pro-actief en hebben er een hekel aan om achter de feiten aan te lopen. Mochten er niettemin toch problemen opduiken dan lossen we die zo snel en zo goed mogelijk op. We geven anderen niet de schuld van problemen, maar zoeken de oorzaak in de eerste plaats bij onszelf. Dat is ook de houding die we van onze medewerkers verwachten. Binnen onze organisatie denken collega’s met elkaar mee en zijn ze bereid om voor elkaar in te springen. Pro-activiteit betekent voor ons ook dat we voeling houden met onze netwerken en willen weten wat daar gebeurt. Zodat we kunnen inspelen op veranderingen die zich binnen ons werkgebied voordoen (en daarbuiten).
Betrokken
Onze (kandidaat-)notarissen, klerken en medewerkers voelen zich betrokken bij Vechtstede Notarissen. We hebben veel voor elkaar over en nemen als het nodig is taken van elkaar over. Dat begint al met het vullen van het kopieerapparaat - ook als dat je taak niet is - tot aan het bijstaan van collega’s met moeilijke en ingewikkelde taken. Onze medewerkers zijn er trots op met ons voor onze klanten te werken, daar winden we geen doekjes om. We streven een ideale organisatie na met medewerkers die zich volledig inzetten. Onze klanten moeten dat kunnen merken. Van het kopje koffie tot het passeren van de akte en zo mogelijk ook daarna. We hebben plezier in ons werk. Klanten merken dat en ervaren dat als een extra positief element om zaken met ons te doen en te blijven doen.
Positief
Een positieve instelling is in ons vak onontbeerlijk. Als er wettelijke veranderingen zijn is het soms zo druk, dat we als kantoorgemeenschap alles op alles moeten zetten om uw werk af te krijgen. In die situaties hebben we geleerd op elkaar te vertrouwen. Dan lopen we niet te mopperen omdat we het druk hebben, maar zijn we juist blij dat we voor de klant iets kunnen betekenen. Natuurlijk hebben we wel eens kritiek op elkaar, want ons werk blijft mensenwerk. Maar dat vatten we op als positieve feedback waar we allemaal van kunnen leren. En dat is in het belang van de klant die op zijn beurt een positief vertrouwen in óns heeft.
Oplossingsgericht
Achter alle akten die we opstellen en passeren ligt een probleem of een problematiek die om een oplossing vraagt. Daarom vragen we van onze medewerkers oplossingsgerichtheid. In ons vak gaat het altijd om details, de goede formulering en de juiste procedure. Ons vak kent natuurlijk grenzen waar we niet overheen kunnen en mogen. Daarbinnen is oplossingsgerichtheid heel belangrijk, vooral voor de klant die zijn problemen en zaken bij ons op tafel legt.
