Een druk op de knop of toch meer?
Wat doet een notaris eigenlijk bij de overdracht van een woning? Is het een druk op de knop? Of doet een notaris toch meer? Hieronder leggen wij uit wat er allemaal gebeurt, zodra de koopakte bij ons op de mat valt.
1. Algemeen
1.1. Bevestiging
Vechtstede Notarissen bevestigt de ontvangst van de koopakte aan partijen en de makelaar(s), zendt een vragenformulier toe en geeft uitleg over de notariële werkzaamheden. Aangegeven wordt welke kantoormedewerker de zaak zal behandelen.
1.2. Doorlopend contact
Gedurende de gehele behandeling van de zaak houdt Vechtstede Notarissen doorlopend contact met de cliënten (telefonisch, schriftelijk en op kantoor). Bij onduidelijkheden geeft Vechtstede Notarissen opheldering en bij onenigheden (bijvoorbeeld over de betaling of het tijdstip van oplevering) tussen partijen probeert Vechtstede Notarissen te bemiddelen om tot een oplossing te komen.
1.3. Voorlichting
Al dan niet in het onder 1.2. genoemde kader geeft Vechtstede Notarissen zo nodig voorlichting over inhoud, doel en strekking van de koopakte, de akte van levering en de hypotheekakte.
Daarbij merken wij op dat de Hoge Raad van oordeel is dat een notaris verplicht is te waarschuwen tegen mogelijk ernstig nadeel voor één der partijen en dat hij naar vermogen dient te voorkomen dat misbruik wordt gemaakt van juridische onkunde of feitelijk overwicht van één der partijen.
1.4. Onderzoek rechtspositie
Vechtstede Notarissen onderzoekt de meest wenselijke rechtspositie voor de koper. Met name ingeval deze is gehuwd of buiten huwelijk samenwoont is de vraag van de tenaamstelling van het registergoed van belang: moet dit op beider naam of op de naam van één van de echtgenoten/samenwoners, en zo ja: ten name van wie? Hetzelfde geldt voor de eventuele hypothecaire geldlening: wie wordt hypotheekgever en hypothecair schuldenaar? Vechtstede Notarissen zal zo nodig adviseren omtrent het maken of wijzigen van huwelijksvoorwaarden, samenlevingscontract of testament. Ook is het denkbaar, dat het om fiscale redenen of uit een oogpunt van bedrijfsopvolging wenselijk is, dat het registergoed ten name van een rechtspersoon wordt gesteld in plaats van privé.
1.5. Notariële zorgplicht
De notariële zorgplicht vereist, dat Vechtstede Notarissen zelfstandig gegevens moet verifiëren en niet louter mag afgaan op aangereikte informatie. Zie ook hieronder.
2. Controle van de bevoegdheid van de partijen
2.1. Controle persoonsgegevens
Vechtstede Notarissen controleert de personalia, te weten: volledige voornamen, geslachtsnaam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, huwelijkse staat van de verkoper en de koper aan de hand van de gemeentelijke basisadministratie (GBA) en toegelaten legitimatiebewijs op grond van de Wet op de identificatieplicht (met behulp van het Verificatie Identificatie Systeem).
2.2. Huwelijksvermogensrechtelijke vragen
Vechtstede Notarissen inventariseert de mogelijke huwelijksvermogensrechtelijke vragen, te weten:
- welk huwelijksvermogensrechtelijk regime geldt voor partijen en hun echtgenoten: algehele gemeenschap van goederen of niet, en in het laatste geval wat is de inhoud van de huwelijksvoorwaarden;
- zijn partijen bestuursbevoegd (art. 1:97 BW);
- is de op grond van art. I :88 BW vereiste toestemming van de echtgenoot/geregistreerd partner (zowel voor wat betreft de verkoop als de hypothecaire geldlening aanwezig).
2.3. Minderjarigheid
Indien een der partijen minderjarig is, heeft deze machtiging van de kantonrechter nodig (art. 1:345 BW). Bevat de koopakte een ontbindende voorwaarde ingeval de machtiging niet wordt verleend?
2.4. Rechtspersoon
Is een der partijen een rechtspersoon, dan vraagt Vechtstede Notarissen de statuten en het uittreksel uit het handelsregister op en controleert:
- of de rechtspersoon op grond van de statuten registergoederen op naam kan/mag hebben;
- of de bestuurder vertegenwoordigingsbevoegd is;
- of voldaan is aan de art. 2:94c/2:204c BW (Nachgründungsprocedure)
- of de hypotheekverlening niet in strijd komt met de art. 2:98c casu quo 2:207c BW (eventueel punt 7 van de notarisverklaring aanpassen).
3. Kadastrale/hypothecaire recherche
3.1. Controle kadaster
Bij de kadastrale recherche vergelijkt Vechtstede Notarissen de kadastrale tenaamstelling met die van het koopcontract. Vechtstede Notarissen onderzoekt de vorige titel(s) en in geval van bijzonderheden worden de oude eigendomsbewijzen tevoorschijn gehaald.
3.2. Titelonderzoek
Bij het onder 3.1. bedoelde titelonderzoek controleert Vechtstede Notarissen het volgende:
- wijze van verkrijging, zoals koop of via erfrecht (is er een verklaring van erfrecht of akte van verdeling waarbij het goed aan de verkoper is toegedeeld);
- omschrijving van het perceel of pand, zowel kadastraal als feitelijk (daarbij let hij op de exacte aanduiding van een gedeeltelijk perceel; hij zorgt eventueel voor uitmeting (liefst vooraf i.v.m. de kosten) met een grensaanwijzing aan de landmeter);
- is de Wet voorkeursrecht gemeenten van toepassing;
- is er een huurkoopovereenkomst;
- valt het goed onder een ruilverkaveling of onteigening;
- zijn er beperkt gerechtigden (bijvoorbeeld bij erfpacht: wat is de duur, wat is de canon, is toestemming van de erfverpachter vereist, idem bij vruchtgebruik);
- zijn er erfdienstbaarheden;
- zijn er kettingbedingen;
- zijn er kwalitatieve verplichtingen;
- zijn er mandeligheden;
- is de Belemmeringenwet Privaatrecht van toepassing;
- zijn er in het openbare register aangetekende publiekrechtelijke beperkingen;
- zijn er overige bijzondere bepalingen (ontbindende voorwaarden, rechten van derden zoals voorkeursrechten en optierechten);
- zijn er garantieregelingen (nieuwbouw), hoe zit het met de opstalverzekering;
- zijn er algemene voorwaarden;
- is sprake van appartementsrechten en lidmaatschapsrechten. In deze gevallen zal Vechtstede Notarissen het splitsingsreglement en het huishoudelijk reglement moeten raadplegen en voorts contact opnemen met de vereniging van eigenaars, casu quo de administrateur/penningmeester voor informatie over aanwezige
reservefondsen, eventuele bijzondere besluiten van de vergadering van eigenaars, de hoogte en eventuele (te verrekenen) betalingsachterstand van de bijdrageverplichtingen en (indien vereist) de toestemming van de vergadering.
3.3. Beslag
Uit de openbare registers blijkt ook of op de over te dragen zaak beslag is gelegd. Vechtstede Notarissen controleert of de beslaglegger(s) bereid is (zijn) medewerking aan de opheffing van het beslag te verlenen eventueel met toezending van een aflossingsnota. (Let ook op Baarns beslagarrest).
3.4. Aflossing hypotheken
Voor zover uit de openbare registers blijkt van bestaande hypothecaire geldleningen, dienen deze te worden opgezegd en verzoekt Vechtstede Notarissen om schriftelijke toezegging tot royement met toezending van een aflossingsnota per de datum van overdracht (met opgave valutadagen). Vechtstede Notarissen controleert de aflossingsnota aan de hand van de hypotheekakte (boeterente e.d.).
4. Andere recherches
Vechtstede Notarissen raadpleegt ter controle altijd de volgende registers:
- het faillissementsregister en het register van surséance van betaling;
- het curateleregister te 's Gravenhage;
Vechtstede Notarissen raadpleegtvoor zover van toepassing ook nog de volgende registers:
- het gezagsregister;
- het huwelijksgoederenregister;
- het centraal testamentenregister (ingeval bij vererving nog geen verklaring van erfrecht is afgegeven; onder meer te letten op de aanwezigheid van legitimarissen).
5. Financiën
5.1. Waarborgsom
Vechtstede Notarissen controleert of de waarborgsom op tijd is ontvangen op de kwaliteitsrekening van Vechtstede Notarissen. Is dat niet het geval dan maant hij de koper aan en stelt de verkoper op de hoogte. Hij overlegt eventueel met partijen over de te nemen maatregelen.
5.2. Bankgarantie
Vechtstede Notarissen controleert of een bankgarantie op tijd is ontvangen (zo niet, zie onder 5.1.) en of deze juist is geformuleerd (ontoelaatbare voorwaarden, toegelaten garantstellende instelling).
5.3. Roerende zaken
Vechtstede Notarissen controleert of er roerende zaken mede worden overgedragen (met een lijst van die zaken en hun waarde; in het belang van de rijksschatkist waakt hij tegen het opvoeren van overdreven hoge waarden). Hij is verplicht de waarde ervan afzonderlijk in de akte te vermelden. Ook heeft dit fiscale gevolgen voor de overdrachtsbelasting en inkomstenbelasting voor zowel verkoper als koper, die op verzoek worden toegelicht.
5.4. Overdrachtsbelasting
Vechtstede Notarissen berekent de verschuldigde overdrachtsbelasting (waarvoor hij hoofdelijk aansprakelijk is). Vechtstede Notarissen draagt zorg dat partijen niet onnodig teveel overdrachtsbelasting (bijvoorbeeld overdracht binnen zes maanden, vrijstellingen) en/of omzetbelasting (bijvoorbeeld vrijstellingen, optieverzoeken, herziening vooraftrek) betalen en voert daarover zo nodig overleg met de fiscus.
5.5. Zakelijke lasten
Vechtstede Notarissen onderzoekt bij de verschillende instanties, welke bedragen tussen verkoper en koper verrekend moeten worden:
- onroerende zaakbelasting (eigenaarsgedeelte);
- waterschapslasten;
- rioolrechten;
- ruilverkavelingsrente;
- erfpachtscanon;
- servicekosten (bij appartementsrechten);
- huursommen (al dan niet met omzetbelasting, eventueel waarborgsom/bankgarantie
van de huurder);
- precariorechten;
- achterstallige bedragen die op het registergoed verhaald kunnen worden.
6. Bij het passeren van de akte
6.1. In persoon of bij volmacht?
Vechtstede Notarissen gaat na of alle betrokkenen in persoon zullen verschijnen of bij volmacht. In het laatste geval: is de volmacht zo nodig voorzien van een legalisatie?
6.2. Toestemmingen
De notaris verifieert of de vereiste toestemmingen (art. 1:88, 1:345, 1:381, 1:441, 2:44 en 2:291 BW) aanwezig zijn.
6.3. Ketentransacties
Maakt de transactie deel uit van een keten van transacties? Zo ja, spelen zich die uitsluitend binnen het eigen kantoor af of ook daarbuiten? Indien ook daarbuiten, dan stuurt Vechtstede Notarissen een kettingbrief in verband met het tijdig beschikbaar stellen van de gelden en voert nader overleg met het andere kantoor over het moment van passeren en de verdere afwikkeling.
6.4. Is de financiering rond?
Vechtstede Notarissen controleert of alle conform de nota van afrekening verschuldigde bedragen voor het passeren van de akte bijgeschreven zijn op de kwaliteitsrekening van de notaris; zo nodig moet daarbij de hele keten van betalingen worden gevolgd totdat de eigen bank (telefonisch) bevestigt dat de gelden ontvangen zijn.
6.5. Herrecherche
Direct voorafgaande aan het passeren van de akte voert Vechtstede Notarissen nog een laatste hercontrole uit bij:
- de openbare registers;
- het faillissementsregister en het register van surséance van betaling; en
- het curateleregister te ’s Gravenhage,
met het oog op eventueel op het laatste moment nog gelegde beslagen en ingeschreven hypotheken of faillissementen/schuldsaneringen/ondercuratelstellingen: dit noemen we de herrecherche.
6.6. Uitleg akte
Alvorens de akte te passeren geeft de betreffende notaris van Vechtstede Notarissen aan partijen nog nadere uitleg over de transportakte en de hypotheekakte en beantwoordt eventuele vragen. Hij neemt de nota door, bespreekt de rentebepalingen en het moment van uitbetaling.
Ook zullen voor de koper meestal nog de gevolgen voor de inkomstenbelasting worden doorgesproken. Normaliter zijn de meeste kosten welke gemoeid gaan met de financieringskosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.
7. Na het passeren van de akte
Vechtstede Notarissen verricht na het passeren van de akte nog de volgende handelingen:
- de akte wordt in het repertorium ingeschreven; de akte wordt voorzien van een verklaring aan de voet van de akte met betrekking tot de verschuldigde overdrachtsbelasting; binnen tien dagen wordt de akte aan de Inspecteur der registratie en successie toegezonden; de verschuldigde overdrachtsbelasting wordt
afgedragen;
- de akte wordt op dezelfde dag of zo spoedig mogelijk daarna ingeschreven in de openbare registers (voorzien van een verklaring inzake de toepasselijkheid van de Wet voorkeursrecht gemeenten); - de afschriften van de akten worden aan de daarbij betrokken partijen meegegeven of toegezonden (de Hypothecaire financier ontvangt een afschrift met een zogenaamde notarisverklaring);
- er vindt nog een narecherche plaats bij de openbare registers, voor het geval er op het Laatste moment nog een beslag is gelegd;
- als deze laatste controle geen nieuwe feiten oplevert, worden – voor zover van toepassing – aan de hypotheekhouder(s), beslaglegger(s), makelaar en verkoper de hun toekomende bedragen uitbetaald;
- er wordt een volmacht tot doorhaling van de hypotheek/het beslag toegezonden aan de hypothecair financier van de verkoper/de beslaglegger; na terugontvangst maakt
Vechtstede Notarissen een akte van royement en zorgt voor de inschrijving daarvan ter doorhaling.
8. Ten slotte
Uit bovenstaande werkzaamheden kan worden geconcludeerd dat vooral ook aan koperskant Vechtstede Notarissen graag een adviesfunctie vervult. Uiteraard laat dit onverlet dat ook aan de kant van verkoper nog genoeg ruimte voor de advisering ligt. In de praktijk blijkt echter dat indien bijvoorbeeld de woning behoort tot een nalatenschap of wanneer sprake is van een echtscheiding dan wanneer sprake is van een anderszins afwijkend geval, de bij de transactie betrokken makelaar contact met Vechtstede Notarissen opneemt.
Uiteraard kan ook verkoper hierover met Vechtstede Notarissen in overleg treden, maar vaak blijkt dat die daar geen behoefte aan heeft en dit graag aan de makelaar overlaat.
Voor menig verkoper is de verkoop van de woning een moment dat deze weer in contact komt met Vechtstede Notarissen. Gezien de vele wetswijzigingen van de laatste jaren, zowel op fiscaal gebied (bijvoorbeeld de Wet IB 2001) als ook op civielrechtelijk gebied (vooral boek 4 van het BW; het erfrecht), is het dan ook raadzaam om eventueel gemaakte testamenten te laten beoordelen. Vooral als het een in het verleden (veel) gemaakte testament met bijvoorbeeld een vruchtgebruik betreft, is het raadzaam om eventueel een ander testament te maken.
Daarnaast kunnen zich ook uiteraard gewijzigde omstandigheden hebben voorgedaan die er toe noodzaken om (alsnog) een testament te maken (bijvoorbeeld geboorte kinderen,
verslechterde relatie met erfgenamen, een gegroeid vermogen of juist meer schulden, tweede huwelijk, enzovoorts). Daarnaast valt ook te denken aan bijvoorbeeld een voogdij- of bewindregeling bij minderjarige kinderen, dan wel een estateplanningstestament of –advies (schenkingsplan, wijzigen of opheffen huwelijksvoorwaarden), enzovoorts. In die zin zijn de mogelijkheden legio. Het is wellicht als verkoper dan ook aan te raden om (in een vroegtijdig stadium) met Vechtstede Notarissen contact op te nemen voor het maken van een afspraak voor een vrijblijvend gesprek.
Tijdens dit gesprek wordt veelal uitgelegd hoe de feitelijke situatie is geregeld, welke fiscale- en/of civielrechtelijke consequenties bijvoorbeeld een overlijden met zich meebrengt, alsmede hoe men één en ander, uiteraard voor zover nodig, eventueel anders zou kunnen regelen.
